Come archiviare, organizzare e trovare facilmente idee, appunti e contenuti

Quante volte, girovagando per il Web, capita di trovare un sito o un articolo interessante ma che, inevitabilmente, non riusciamo più a recuperare quando ci serve? La stessa cosa vale per delle frasi, delle idee o delle immagini che vorremmo conservare per un preciso scopo oppure che sappiamo potrebbero esserci utili in futuro.

A volte può essere l’idea per l’articolo sul proprio blog, la segnalazione di un tool che vorremmo provare, un interessante report, ma anche più semplicemente una ricetta o la recensione di un film o di un album.

Per tenere traccia dei siti visitati esistono ovviamente la cronologia e i preferiti del browser, tanto più che al giorno d’oggi è possibile anche tenerli sincronizzati tra i vari dispositivi: pc, notebook, smartphone e tablet.

Ma nella maggior parte dei casi questa non è la soluzione migliore. A parte la cronologia, che non è proprio pensata come sistema di archiviazione ma piuttosto come ultima ancora di salvezza per recuperare quel dannato URL che ci siamo dimenticati, anche i preferiti spesso non sono la soluzione ottimale, dato che rischiano di diventare o una lista sconfinata di indirizzi o una selva di cartelle e sottocartelle all’interno delle quali risulta difficile navigare per recuperare l’informazione desiderata in tempi accettabili.

Per ovviare a questi inconvenienti, esistono decine di strumenti per archiviare, organizzare e trovare facilmente indirizzi Web, idee, immagini e altri tipi di informazione. Oggi te ne voglio segnalare alcuni, che molto probabilmente già conoscerai, e altri che invece potrebbero rivelarsi un’utile scoperta.

Pocket per archiviare le pagine Web

Pocket è uno dei miei preferiti per tenere traccia degli articoli, o delle pagine Web in generale, che desidero leggere in un secondo momento. Tutti i contenuti sono facilmente ricercabili e si possono taggare.

Uno dei principali vantaggi di Pocket è la forte integrazione con app e servizi di terze parti, come ad esempio Flipbloard, Zite e Feedly. Anche l’app mobile di Twitter ad esempio è configurabile per salvare un link contenuto in un tweet direttamente su Pocket.

Sono inoltre disponibili plugin per i principali browser per salvare pagine Web con un semplice clic e Pocket mette a disposizione anche un indirizzo email al quale poter inviare i contenuti da archiviare, è sufficiente che il messaggio email contenga un URL.

La consultazione degli articoli avviene poi comodamente dal sito o attraverso le varie app mobile o l’app desktop per Mac (tutte gratuite). Pocket è paragonabile per certi versi a Instapaper, un servizio simile che però personalmente non mi ha mai conquistato.

Airtable: il database facile da usare la rende una delle migliori app disponibili

Da quando ho avuto l’occasione di provare AirTable non me ne sono più separato. Facile da usare, potente e flessibile sono i primi termini che mi vengono in mente per descriverla.

AirTable è un’app che adatta per diversi scopi. Può essere utilizzata come rubrica dei contatti e personalizzata per diventare quasi e un vero e proprio CRM, oppure puoi sfruttarla per gestire un calendario editoriale. Puoi salvare contenuti e idee da rivedere in un secondo momento oppure tenere traccia dei tuoi progetti.

Se in passato hai provato a utilizzare database come Microsoft Access o FileMaker, sai benissimo che creare e gestire un database non è una cosa facile. Per questo motivo molti si riducono a usare Excel o Google Sheets come se fossero dei database, anche se in realtà questi strumenti sono dei fogli di calcolo.

Ecco, Airtable colma proprio questa esigenza: si tratta di uno strumento potente e flessibile da usare come un database ma semplice e intuitivo da usare. In base alle tue esigenze, con Airtable puoi creare un database personalizzato per soddisfarle e gestire.

Inoltre puoi usare Airtable gratuitamente, dato che dispone di un piano gratuito già ricco di numerose funzioni. Se poi hai necessità più sofisticate esistono anche i piani a pagamento.

Evernote per archiviare di tutto

Evernote è uno dei servizi più conosciuti per archiviare e tenere traccia di idee, note, documenti, pagine Web, immagini e molto altro, ma è spesso uno dei più sottoutilizzati.

Per esperienza, posso dire che all’inizio è necessario forzare un po’ le proprie abitudini per usare Evernote, dato che la tendenza può essere quella di installarlo ma di non trovare mai l’occasione adatta per usarlo, a parte prendere qualche appunto sporadico.

Note, taccuini, appunti vocali, pagine web salvate grazie alla funzione Clipper e documenti acquisiti tramite la nuova app Scannable, fanno di questo strumento un compagno inseparabile sia per tenere traccia degli appunti degli incontri dei clienti, per abbozzare le idee per un post o archiviare le fatture o le ricevute in viaggio.

Il fatto che poi si integri quasi con qualsiasi cosa presente sul Web e le numerose app che corredano il servizio, lo rendono un vero e proprio coltellino svizzero dei tool per la produttività personale.

AGGIORNAMENTO: personalmente ormai non utilizzo più Evernote, dato che sono passato a utilizzare Microsoft OneNote, che trovo più comodo e più adatto per questo scopo. Per la conservazione dei dati a più lungo termine e soprattutto per la gestione dei dati preferisco di gran lunga usare uno strumento come Airtable (che ti ho citato prima).

Pinboard, il servizio che utilizzo per conservare tutti i bookmark

Un servizio nato nel 2009 e creato da Maciej Cegłowski. Fonda il suo successo sulla facilità d’uso e sulla più totale assenza di fronzoli. Permette di catalogare e organizzare i propri bookmark in base ai tag. I vari bookmark possono essere resi pubblici o mantenuti privati.

Pinboard è perfettamente integrabile con i vari browser, in modo da salvare i vari URL tramite un’estensione o un semplice bookmarklet JavaScript. Si integra anche con servizi esterni come il già citato Pocket, oppure Instapaper o Readability.

È anche possibile configurare Pinboard in modo che salvi in automatico i link contenuti nei Tweet selezionati come preferiti oppure quelli che utilizzano un particolare hashtag. Una funzionalità a pagamento, ma molto interessante, di questo servizio è quella che permette di archiviare i contenuti salvati su Pinboard.

Trello se hai necessità di lavorare in team

Trello è un interessante strumento di collaborazione che rende facile tenere traccia di contenuti, dati e informazioni relative a un progetto, tanto più se hai la necessità di collaborare con altre persone ed evitare continui scambi di email.

Permette anche di condividere file e di commentare i vari elementi, assegnare compiti ai membri e fissare date di scadenza.

È disponibile sia via Web sia come app per iOS, Android, Kindle Fire e Windows 8.

Stache per le pagine Web

Stache è un altro servizio, simile a Pocket, per l’archiviazione degli URL. Rispetto a quest’ultimo offre anche la possibilità di organizzare i contenuti per cartelle e collezioni, non solo per tag. In questo modo è possibile raggruppare più facilmente elementi inerenti a un singolo tema o progetto.

Sono scaricabili app per Mac e iOS per sfruttare al meglio questo servizio, anche se offre minori possibilità di integrazione con altri servizi, come invece avviene con Pocket.

Sono disponibili comunque estensioni per i principali browser.

Curator se sei un creativo

Un servizio per archiviare e organizzare pagine web, note, immagini in modo ordinato e soprattutto finalizzato anche alla loro presentazione.

È disponibile per iPhone e iPad ed è concepito soprattutto per aiutare il processo creativo, raccogliendo ad esempio una serie di contenuti relativi a un progetto.

Pinterest per gli amanti dell’approccio visuale

Anche se maggiormente citato come social, Pinterest, grazie all’uso delle board “segrete” permette di svolgere adeguatamente la funzione di raccolta personale di immagini e pagine Web relative a un progetto.

Non offre strumenti particolarmente sofisticati ma risulta estremamente semplice per la raccolta di materiale.

Da provare se non hai voglia di installare o di registrarti a un nuovo servizio, oppure se Pinterest ti piace alla follia 😉

Se hai altri servizi e strumenti che ritieni utili, non mancare di segnalarli nei commenti 🙂