Tenere traccia del tempo impiegato per svolgere le varie attività è una delle pratiche più utili per rendersi conto di come stiamo investendo la nostra risorsa più preziosa.
Affidarsi alla memoria, cercando di ricordare quanto tempo abbiamo dedicato al progetto X o al cliente Y non è sicuramente il metodo migliore. Anche perché la cognizione del tempo è particolarmente soggettiva e variabile in base al lavoro che stiamo svolgendo.
Un valido metodo, è quello di ricorrere ai vari strumenti di time tracking che permettono di registrare o inserire il tempo di avvio e il tempo di stop delle varie attività. In questo caso il problema deriva dal doversi ricordare ogni volta di impostare l’avvio e la fine di ogni attività.
In passato mi è capitato di utilizzare servizi come Toggl o Everhour. Si tratta di strumenti ottimi e molto ricchi di funzionalità particolarmente adatte ai team di lavoro. Hanno però il “difetto” che è necessario ricordarsi di far partire il timer e mettere in stop il timer quando è necessario, oppure di inserire manualmente i tempi dedicati alle varie attività.
Avendoli utilizzati — soprattutto Toggl — per diverso tempo, posso confermare che dimenticarsi di far partire il timer o di fermarlo una volta terminato il lavoro era un problema piuttosto frequente, invalidando quasi del tutto l’intera misurazione dei tempi di un progetto.
Tale tipologia di strumenti inoltre, è pensata principalmente per tenere traccia principalmente dei progetti lavorativi. Nessuno sano di mente li utilizzerebbe per misurare quanto tempo passa su un particolare sito, oppure con una determinata applicazione.
Per questo motivo, quando ho scoperto un’app come Timing, l’ho subito adorata. Timing è un’app per Mac che effettua un rilevamento automatico di qualsiasi cosa tu faccia al computer:
- quali applicazioni utilizzi
- quali siti visiti
- in quali cartelle e su quali file hai lavorato
- …
Tutto questo senza condividere tali informazioni col mondo esterno. Non si tratta infatti di un’app che raccoglie dati sulle tue abitudini e poi li carica e conserva su qualche server in cloud. No, tutti i dati raccolti sono conservati sul tuo Mac. È anche possibile impostare una serie di regole per impedire che Timing tracci determinate attività, basta inserirle nella Blacklist delle programma.
Timing ti consente di creare una serie di categorie (in Timing sono chiamati Progetti) per classificare le varie attività. È anche possibile creare regole per classificare automaticamente le varie attività nella categoria più appropriata. Il tutto in modo molto semplice e veloce, dato che tali regole possono essere create anche mediante semplici operazioni di drag and drop.
Un aspetto importante da considerare è che, per ogni progetto, è possibile indicare un livello di produttività. In questo modo è possibile valutare per ogni giorno, settimana o altri periodi, qual è stato il tuo livello di produttività.
Puoi ad esempio fare in modo che il tempo passato sui siti di Facebook e Twitter venga automaticamente classificato sotto “Social Media” e attribuire a tale progetto un livello di produttività neutro, oppure classificare direttamente come improduttivo tale tempo.
Timing inoltra estrapola delle parole chiave dal contesto delle attività che stai svolgendo e questo ti permette di creare più facilmente delle regole che coinvolgono più azioni (siti web o app utilizzate). Ad esempio utilizzando il nome di un cliente come parola chiave, può automaticamente tracciare le varie attività che lo riguardano, siano esse un sito, un file aperto o una mail…
Timing però non effettua solo un rilevamento automatico del tempo. Puoi infatti impostare dei timer personalizzati per informare il programma che stai per dedicarti a una precisa attività. Inoltre, è possibile tracciare anche il tempo passato lontano dal Mac, ad esempio per un’appuntamento con un cliente o una telefonata. Timing consente infatti l’inserimento di attività esterne.
Utilizzo Timing da oltre 4 anni e ne sono entusiasta. È estremamente utile, una volta alla settimana, fare una veloce valutazione su come è stato impiegato il proprio tempo. Scoprire eventuali attività che hanno assorbito ore preziose quasi senza che ce ne rendessimo conto e valutare la redditività dei vari progetti, in base al tempo che abbiano loro dedicato.
È utilissima ad esempio per riuscire a quantificare tutte quelle attività che sembrano assorbire solo pochi minuti ma che poi, viste su una scala mensile, ci si rende conto che hanno assorbito parecchie ore del nostro tempo.
Timing permette di creare grafici e utilissimi report su vari periodi e anche di esportare i dati in vari formati: Excel, CSV, PDF e HTML. Puoi usare i dati estratti sia per analisi personali, sia per fornire ai clienti un resoconto dettagliato delle attività.
Per tanti anni Timing è stato utilizzabile solo tramite l’app installata sul proprio Mac, ma con l’arrivo di Timing Web è ora possibile monitorare e tracciare il tempo anche attraverso la comoda web app, accessibile anche da mobile.
Timing è frutto del lavoro di Daniel Alm, uno sviluppatore che ha lasciato il suo lavoro presso Google per dedicarsi a questo progetto.
Ho scoperto Timing per caso e ho iniziato a utilizzarla con ancor più piacere dato che è compresa nell’offerta di Setapp. Se ancora non ne hai sentito parlare, Setapp è un servizio che ti consente di utilizzare un’ampia selezione di ottime app per Mac pagando una canone mensile di soli $9,99.
Già acquistando singolarmente 2 o 3 app presenti nell’offerta si supera tranquillamente il costo annuale dell’abbonamento a Setapp e questo rende il servizio particolarmente conveniente. Inoltre con Setapp non bisogna più preoccuparsi dei canoni di rinnovo. Ogni mese poi vengono aggiunte nuove app al catalogo.
Personalmente lo utilizzo ormai da diversi anni e ne sono ampiamente soddisfatto. Non è raro che cercando sul Web trovi una nuova app interessante e poi scopro che non devo nemmeno comprarla, perché è già compresa nel mio abbonamento Setapp 🙂