5 consigli per migliorare la tua produttività e ridurre lo stress

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1. Ignoranza selettiva

Stabilire quello che possiamo evitare di conoscere per lasciare più tempo ed energie alle cose veramente importanti.

Ridurre al minimo le notifiche e un po’ di forza di volontà sono gli ingredienti indispensabili per evitare di sprecare le ore sui social o su app progettate esclusivamente per rubare la nostra attenzione.

2. Raggruppare le attività

Stabilire e prenotare dei momenti della propria giornata o della propria settimana per svolgere determinate attività è utilissimo per sfruttare al meglio il poco tempo a disposizione.

L’esempio più comune a tutti è quello relativo alla lettura dei messaggi di posta elettronica. Abbandonare continuamente quello che si sta facendo per leggere e rispondere ai messaggi può influire molto negativamente sulla produttività. È opportuno stabilire dei momenti della giornata dedicati a questo e dimenticarsi della posta elettronica negli altri.

L’abitudine di raggruppare le attività dello stesso tipo da svolgere in un determinato momento è conosciuta come Batching e rappresenta un ottimo trucco per migliorare la propria produttività.

Può essere applicato in diversi ambiti, come ad esempio anche la creazione di video, podcast o articoli di un blog.

Scrivere i contenuti per un sito non è un’attività che si riduce semplicemente a scrivere un testo su una pagina bianca, ma coinvolge anche altre operazioni come la ricerca e selezione degli argomenti, delle parole chiave, la ricerca, selezione e preparazione delle immagini.

Da quando ho aperto i miei primi blog, negli anni 2003/2004, ho scritto migliaia di contenuti e posso assicurarti che spesso sono proprio le attività di contorno alla pubblicazione di un articolo, quelle che consumano la maggior parte del tempo.

Concentrare però attività simili ed eseguirle in sequenza è uno dei modi migliori per ottimizzare i tempi.

Ad esempio è molto più efficiente e veloce realizzare le immagini per 3 articoli in un’unica sessione anziché effettuare questa operazione in 3 momenti diversi. Così come è incredibilmente più produttivo riservare un pomeriggio per realizzare 3 o 4 video, anziché prepararli in 4 giorni diversi.

È un po’ come se in cucina dovessi preparare 4 porzioni di un piatto in una volta sola oppure 1 porzione al giorno in 4 giorni diversi. Il tempo sprecato per preparare gli ingredienti e lavare gli attrezzi e le stoviglie ogni volta, sarebbe superiore al tempo dedicato alla preparazione del cibo.

3. Il principio di Pareto

Concentrarsi sulle poche attività critiche e non su tutte le altre meno importanti. Il principio di Pareto è conosciuto anche come legge 80/20. Ad esempio, il 20% delle persone con le quali abbiamo a che fare nella nostra vita lavorativa occupa l’80% del nostro tempo.

Questa analisi porta anche ad individuare quali sono i clienti maggiormente remunerativi ed evitare quelli che comportano un elevato consumo di tempo e un ritorno economico esiguo.

4. Esternalizza le attività più semplici che sottraggono tempo prezioso

Avvalersi di collaboratori o servizi esterni per svolgere alcune attività non particolarmente complesse (ad esempio l’inserimento dati) ma che richiedono parecchie risorse in termini di tempo può permetterti di concentrarti su quello che sai fare meglio.

Se ad esempio non sei un mago di Photoshop, che senso ha litigare per una giornata e ottener risultati mediocri quando magari con qualche decina di dollari puoi ottenere un risultato migliore.

Anche utilizzare dei servizi può essere un modo di esternalizzare. Ad esempio, io utilizzo un servizio come Calendly per fissare appuntamenti, videoconferenze e telefonate. È un modo per evitare di dover perdere tempo al telefono o in infiniti scambi di email per trovare la data e l’ora giusta per un appuntamento. Inoltre, è possibile anche sfruttare degli automatismi per inviare degli inviti così da ottimizzare ulteriormente la propria attività.

5. Programmare in anticipo

Separare il lavoro dal piacere e prendersi il tempo anche per i propri interessi, gli svaghi oppure per dei progetti personali. Non segnare in agenda solo gli impegni di lavoro.

Ovviamente come capita spesso per tutti i consigli, la parte più difficile è riuscire a metterli in pratica 😉

Qui trovi anche una lista di strumenti utili che possono aiutarti per archiviare e organizzare le idee.

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