Calendly è il servizio che uso da diversi anni per gestire la prenotazione degli appuntamenti, telefonate, call su Zoom in modo semplice e automatico. Ne ho parlato anche in un articolo dedicato alle soluzioni per gestire gli appuntamenti.
In pratica, una volta condiviso il link di un evento su Calendly, il destinatario può prenotare l’appuntamento scegliendo tra le date e gli orari disponibili.
Calendly si assicura che le disponibilità non vadano in conflitto con altri appuntamenti presenti sul proprio calendario.
Inoltre, si occupa di inviare le email (volendo anche gli SMS) di conferma e di promemoria. Ma non solo, Calendly permette anche di cancellare oppure riprogrammare gli appuntamenti, senza dover intervenire manualmente o doversi scambiare numerose email per pianificare un incontro o una call. Una gran comodità insomma 😁
Calendly si integra con numerosi servizi, come ad esempio Zoom, generando così in automatico il link che consente agli interlocutori di accedere alla sessione di video conferenza.
Un altro vantaggio di Calendly è quello che permette di generare link di prenotazione utilizzabili una sola volta. Se vuoi saperne su questo servizio, qui ti spiego come funziona Calendly.
Ci sono infatti situazioni nelle quali rendere disponibile un link che permette alle persone di prenotare un numero illimitato di appuntamenti rischia di causare dei problemi.
Ad esempio, clienti che pagano per una sessione di consulenza ma che dispongono di un link che gli permette di prenotarne un numero illimitato.
Oppure persone che, per qualsiasi motivo, fissano più call gratuite anche quando noi vorremmo che solo la prima fosse gratuita.
O ancora, persone che fissano più appuntamenti in date diverse per decidere poi, all’ultimo momento, in quale data presentarsi all’appuntamento.
Tutti questi inconvenienti sono risolti con la generazione di link di prenotazione utilizzabili una sola volta. Per generare questi link è sufficiente accedere al proprio account Calendly…
…generare il link monouso e poi copiarlo negli appunti.
Fortunatamente però, Calenldy mette a disposizione anche delle API che permettono di interfacciarsi al loro servizio per generare dei link monouso in modo completamente automatico, senza dover passare dal sito ogni volta.
Utilizzo le API di Calendly con altri servizi come ActiveCampaign oppure attraverso un sito WordPress, ma ho voluto provare a utilizzare anche un’app per Mac come Keyboard Maestro per generare velocemente questo tipo di link. In questo modo, ogni volta che desidero inviare questo tipo di link tramite email o qualsiasi altro messaggio, non devo per forza passare dal sito web di Calendly.
Keyboard Maestro, tra le varie funzionalità disponibili, permette di creare macro che eseguono degli script. Attraverso questi script è possibile interagire con le API di Calendly per ottenere il link monouso.
Per poter effettuare richieste alle API di un servizio è necessario avere un minimo di dimestichezza con gli aspetti più tecnici. Bisogna ad esempio ottenere un token personale per l’autenticazione, in modo che Calendly sappia che siamo autorizzati ad accedere alle informazioni del nostro account tramite le API.
Poi è necessario ottenere la lista degli eventi disponibili sul nostro account. Questo ci fornisce il codice dell’evento per il quale vogliamo generare il link monouso.
Una volta che abbiamo questa informazione, possiamo generare la chiamata alle API di Calendly che ci restituirà un link monouso per quel tipo di evento, ogni volta che la invocheremo.
Questo tipo di chiamata la possiamo incorporare in una macro su Keyboard Maestro. In questo modo, ci basta premere una combinazione di tasti sulla tastiera, oppure selezionare una voce di menu, per fare in modo che:
- Keyboard Maestro attivi lo script che effettua la chiamata alle API di Calendly e generi il link monouso;
- una volta ottenuta la risposta dal server di Calendly, la ripulisca lasciando solo il link.
- Il link monouso venga incollato dove vogliamo.
In pratica, una macro del genere:
Non si tratta di una macro particolarmente raffinata, ma svolge bene il proprio lavoro, ed è solo un esempio dell’incredibile flessibilità di un programma come Keyboard Maestro.
Spesso, il fattore scatenante di molte macro del genere è la pigrizia 😉. Ogni volta che capita di effettuare piccole, ma noiose operazioni al computer, può scattare la scintilla che fa venir voglia di provare a creare una macro per risparmiare la tempo o “fatica” 😉