Dropbox, lo conosciamo tutti, è un ottimo servizio che permette di archiviare, sincronizzare e condividere file.
Grazie a questo servizio cloud, e ad altri come ad esempio Microsoft OneDrive, Google Drive… è possibile mantenere sincronizzati i propri file su diversi dispositivi e, all’occorrenza, condividerli con altre persone senza dover ricorrere ad allegarli a messaggi di posta elettronica.
Proprio nel tentativo di condividere dei file archiviati su Dropbox, ho notato che molte persone commettono un errore, soprattutto quando si tratta di condividere una cartella.
L’errore è dovuto al fatto che, su Dropbox, quando si sceglie di condividere una cartella l’impostazione predefinita è quella che permette di aggiungere dei collaboratori a questa cartella, inserendo il loro indirizzo email e cliccando poi il pulsante Condividi cartella.
Questa operazione, di per sé, non rappresenta un errore. In questo modo infatti, io condivido effettivamente la cartella con un’altra persona.
L’errore che accade frequentemente è che le persone tendono a usare questa funzione semplicemente per inviare dei file.
Ad esempio: devo mandarti 10 GB di video e ti condivido la cartella su Dropbox, così li puoi scaricare.
Perché questo è un errore?
Ci sono diversi motivi:
- In questo modo il destinatario è obbligato ad avere un account Dropbox per poter accedere alla cartella.
- Lo spazio occupato da quella cartella incide sul totale dello spazio a disposizione di ogni account.
- Terzo, ma non meno importante, il destinatario si troverà quella cartella tra gli zebedei all’interno del proprio account Dropbox.
Quindi, se nel mio account Dropbox ho 2 GB liberi e una persona condivide con me una cartella da 1,99 GB, questa sua condivisione va ad occupare quasi tutto lo spazio a disposizione del mio account, che non potrò quindi utilizzare per altri miei file.
Se sono un utente un po’ più evoluto e pratico di Dropbox, non sarà un problema per me togliermi dalla condivisione e liberare spazio. Ma non è raro che le persone mantengano le varie cartelle condivise, magari per il timore di cancellare dei file.
La condivisione delle cartelle è stata ideata per permettere alle persone di collaborare sui documenti presenti in una cartella condivisa, non semplicemente per inviare dei file pesanti.
Per questo motivo, se più persone devono mettere mano a dei file per modificarli, allora va bene condividere una cartella. Ma se devi semplicemente inviare dei file pesanti a qualcuno, utilizza il metodo che ti spiego nel prossimo paragrafo.
Quindi quale soluzione adottare?
È molto semplice. Quando vuoi semplicemente inviare dei file presenti sul tuo account Dropbox per farli visualizzare o scaricare a qualcuno, il modo migliore è quello di inviargli il link che Dropbox crea automaticamente.
Basta cliccare su Copia link e automaticamente il link corretto viene copiato nei tuoi appunti, pronto per essere incollato in una mail o in un messaggio da inviare al destinatario.
Un semplice “trucco”
I link creati da Dropbox hanno un formato di questo tipo https://www.dropbox.com/sh/xxxxxxxx/AAAAAAAAAAAAAAAA?dl=0 e cliccandoli si accede a una pagina di Dropbox che permette di visualizzare il file e cliccando un pulsante è poi possibile scegliere di scaricare il file.
Se però vuoi fare in modo che il destinatario scarichi direttamente il file che gli hai inviato, ti basta modificare il numero finale del link togliendo lo zero e scrivendo uno. In questo modo: https://www.dropbox.com/sh/xxxxxxxx/AAAAAAAAAAAAAAAA?dl=1
In questo modo il link sarà diretto al download del file.
Spero che questo consiglio ti sia utile 🙂
Ottima spiegazione e suggerimenti interessanti.