8 consigli per gestire meglio la posta elettronica

Vuoi scoprire come gestire al meglio la tua casella di posta elettronica? Ecco 8 consigli facili e veloci per risparmiare tempo ed evitare lo stress.

Come ogni anno, con l’arrivo della bella stagione, scattano puntuali le pulizie di primavera. Perché quindi non dedicare un po’ di tempo anche a rimettere in ordine la propria casella di posta elettronica?

Adottare delle buone abitudini, come ho già accennato in un precedente articolo, produce sicuramente dei benefici effetti sulla propria produttività. Riuscire quindi a stabilire dei criteri per gestire il notevole flusso di comunicazioni via email, che ogni giorno invadono le nostre caselle di posta, può essere quindi di notevole aiuto per evitare di sprecare tempo, permettendo di concentrarci maggiormente sulle attività che richiedono la nostra attenzione.

Stabilire le priorità

Non lasciare che la posta elettronica diventi la tua principale priorità. Molti dei messaggi email che ogni giorno riceviamo, possono infatti essere considerati come una sorta di lista delle cose da fare che altre persone scrivono per noi.  Lasciare che questa tendenza prenda il sopravvento può portare a rimandare continuamente le proprie priorità.

Per evitare che ciò accada, è consigliabile iniziare la giornata dando una rapida occhiata alla propria casella di posta, per verificare la presenza di comunicazioni particolarmente importanti o urgenti, lasciando perdere il resto. Dopo aver fatto ciò, è meglio dedicarsi alle proprie priorità. Durante la giornata  è preferibile dedicare delle porzioni di tempo alla gestione della posta elettronica, piuttosto che lasciarla perennemente attiva rendendola una continua fonte di distrazione. Se eventualmente preferisci lasciare il client di posta aperto, ti consiglio almeno di disattivare le notifiche che ti avvisano ogni volta che arriva un nuovo messaggio.

A volte mi è capitato di sentir definire una persona “sempre sul pezzo”, perché risponde a tutte le email entro pochi minuti. A me viene più da pensare che questa persona non ha mai nulla di importante da fare. Dato che se può permettersi di distrarsi continuamente, non è mai concentrata su qualcosa.

Separare ciò che è urgente da quello che invece può attendere

Ovviamente non tutti messaggi rivestono la medesima importanza. Alcuni necessitano di estrema attenzione e richiedono una risposta rapida, altri possono invece attendere ed altri ancora possono essere tranquillamente archiviati o cancellati. Riuscire a classificare rapidamente i vari messaggi è estremamente utile per migliorare la propria produttività, evitando di sprecare tempo con comunicazioni poco importanti.

Il bacn è lo spam 2.0

Utilizzando client di posta elettronica come Gmail, il problema dello spam è ormai quasi completamente risolto e non si rischia di vedere la propria casella di posta invasa da messaggi riguardanti pastiglie blu che promettono risultati miracolosi o cose simili 😉

Lo spam però è stato in un certo senso rimpiazzato da quello che in gergo viene definito bacn (si pronuncia “bacon”), ossia da tutte quelle comunicazioni provenienti dalle newsletter alle quali ci siamo iscritti, dai social network e dalle mailing list.

Pur essendo messaggi che, in un modo o nell’altro, abbiamo chiesto di ricevere, è utile mantenerli separati dal flusso di posta principale. Per fare ciò è quindi consigliabile predisporre dei filtri in modo da raccoglierli in una cartella (o etichetta, nel linguaggio di Gmail) separata.

A proposito di queste, ti invito a leggere l’articolo che ho scritto su come cancellarsi da newsletter ed email pubblicitarie o gestirle meglio.

Suddividere in numerose cartelle o sfruttare la ricerca

Tra le principali differenze di Gmail rispetto ai client di posta tradizionali ci sono sicuramente l’assenza delle cartelle e il fatto di poter sfruttare un sistema di ricerca molto efficiente per trovare i vecchi messaggi di posta. Questo può spingere gli utenti a rinunciare completamente a qualsiasi criterio di catalogazione dei messaggi per affidarsi completamente alla ricerca. La cosa di per sé non è sbagliata, anche se personalmente trovo che un corretto utilizzo delle cartelle (o etichette) possa semplificare notevolmente la gestione della posta.

Archiviare

Sconsiglio vivamente di utilizzare la cartella destinata alla posta in arrivo come fosse un archivio, lasciando quindi che tutti i messaggi ricevuti vadano via via a depositarsi in tale cartella. Se utilizzi Gmail sfrutta la funzione che permette di archiviare la posta.

Delegare

Non è detto che tutti i messaggi che arrivano nella tua casella di posta prevedano che sia tu a dover fare qualcosa. Se hai la possibilità di delegare o se c’è un’altra persona che più adatta a svolgere tale compito evita di prenderti carico di un numero eccessivo di compiti.

Rimandare

Se un messaggio non è urgente, spesso la tentazione è quello di lasciarlo nella casella di posta in arrivo, magari impostato come non letto. Questo però ti porta ad averlo sott’occhio ogni volta in cui controlli la posta e a valutare se sia il caso o meno di rispondere in quel momento.

Se non è urgente, la soluzione migliore è quello di spostarlo in una cartella nella quale sono archiviati i messaggi che meritano la tua attenzione, ma in un momento successivo. E’ poi utile stabilire un momento della giornata (o della settimana) in cui gestire questo genere di messaggi.

Per iPhone esisteva un’app molto popolare, chiamata Mailbox che permetteva di posticipare in modo molto efficiente i messaggi email. Purtroppo lo sviluppo di questa app è stato chiuso a febbraio 2016. Nel frattempo ho iniziato a utilizzare un’altra app per gestire la posta su iPhone e iPad. Si chiama Spark e semplifica notevolmente la gestione di diversi account di posta. Consente infatti di visualizzare in un’unica schermata le email principali dei vari account e anche di impostare notifiche ritardate per i vari messaggi.

Tempi di risposta

Se un messaggio è urgente o se la risposta richiede un paio di minuti al massimo è meglio rispondere subito. È inutile sprecare tempo per decidere come trattare quel messaggio e rimandare il problema in futuro se possiamo sbrigare la “pratica” in pochi secondi.

E tu quali stratagemmi adotti per gestire in modo efficiente la posta elettronica? Se ti va, scrivilo nei commenti 🙂